Er du yderst organiseret, serviceminded og god til at holde styr på både de små detaljer og det store billede?
Uxv Technologies ApS søger en proaktiv og struktureret Office- & Personlig Assistent, som vil understøtte Uxv Technologies ApS' daglige kontordrift, samtidig med at vedkommende yder praktisk og administrativ støtte til medlemmer af Uxv Technologies ApS' ledelsesteam.
Dette er en hands-on rolle for en person, der nyder at skabe struktur, koordinere aktiviteter, følge op på opgaver og sikre, at de daglige praktikaliteter kører gnidningsfrit.
Dine ansvarsområder
Personlig Assistent & Ledelsesstøtte
Du vil støtte ledelsen med en række administrative og koordinerende opgaver, herunder:
- Håndtering og koordinering af kalendere, møder og aftaler.
- Planlægning af interne og eksterne møder.
- Forberedelse af mødeagendaer og relevant materiale.
- Referattagning og opfølgning på aftalte handlinger og deadlines.
- Koordinering af rejsearrangementer, herunder fly, hoteller, transport og rejseplaner.
- Assistance med dokumentation af rejseudgifter og praktisk opfølgning.
- Forberedelse og koordinering af møder, besøg og ledelsesaktiviteter.
- Støtte ledelsen med præsentationer, dokumenter, korrespondance og andre administrative opgaver.
- Overvågning af deadlines, aftaler, opfølgninger og udestående handlinger.
- Håndtering af information og dokumentation med et højt niveau af fortrolighed og diskretion.
- Ad hoc PA-støtte afhængig af ledelsens behov.
Kontoradministration & Koordinering
Udover PA-opgaverne vil du hjælpe med at sikre en gnidningsfri daglig kontordrift, herunder:
- Koordinering af praktiske kontoraktiviteter og administrative opgaver.
- Støtte til planlægning og forberedelse af interne møder og firmaaktiviteter.
- Modtagelse og assistance til besøgende og eksterne gæster.
- Koordinering af mødelokaler og sikring af, at de er klar til møder.
- Assistance med catering, frokoster og forfriskninger til møder og arrangementer.
- Koordinering med eksterne leverandører og serviceudbydere.
- Understøttelse af dokumentation, arkivering og generelle administrative processer.
Hvem er du?
Uxv Technologies ApS leder efter en person, der er naturligt organiseret og nyder at være den, der får ting til at ske.
Du er komfortabel med at arbejde selvstændigt, tage ejerskab over dine ansvarsområder og følge opgaver til ende.
Uxv Technologies ApS forestiller sig, at du:
- Har erfaring fra en administrativ, kontor-, koordinator-, receptionist-, PA- eller lignende rolle.
- Er yderst organiseret og i stand til at håndtere flere opgaver og prioriteter samtidigt.
- Har stærk sans for detaljer.
- Er proaktiv og venter ikke på at blive fortalt hvert eneste næste skridt.
- Er serviceminded og komfortabel med at støtte både ledelsen og kolleger.
- Kommunikerer professionelt og selvsikkert.
- Er tryg ved at følge op på andre og holde styr på deadlines.
- Forstår vigtigheden af fortrolighed og diskretion, når du arbejder tæt sammen med ledelsen.
- Har gode IT-færdigheder og er tryg ved at arbejde med kalendere, e-mail, dokumenter og regneark.
- Er flydende i engelsk og dansk, både skriftligt og mundtligt.
- Et gyldigt kørekort (Kategori B) er påkrævet for denne stilling.
Hvad Uxv Technologies ApS værdsætter
For denne stilling er din indstilling og arbejdsmetode lige så vigtig som dine tidligere jobtitler.
Du tager ejerskab, skaber struktur og lægger mærke til, hvad der skal gøres. Du er komfortabel i et dynamisk miljø, hvor prioriteter kan ændre sig, og du kan skelne mellem, hvad der er presserende, og hvad der kan vente.
Vigtigst af alt er du pålidelig, troværdig, praktisk og motiveret af at gøre hverdagen lettere for ledelsesteamet.
Om Uxv Technologies ApS
Uxv Technologies ApS er en dansk teknologivirksomhed, der udvikler og fremstiller innovative løsninger til ubemandede systemer og andre avancerede teknologiapplikationer.
Uxv Technologies ApS er en international og voksende organisation, hvor samarbejde, ansvar og evnen til at omsætte ideer til handling er vigtige dele af Uxv Technologies ApS' daglige arbejde.
Kørekort:
B Almindelig bil
