Administrations- og bestyrelseskoordinator

Vil du være den administrative nøgleperson i en organisation med stor samfundsmæssig betydning?

Ishøj Forsyning søger en erfaren, selvstændig administrations- og bestyrelseskoordinator, som trives med ansvar, koordinering og mange forskellige opgaver. Du bliver en central del af organisationen, får en vigtig rolle i den daglige understøttelse af direktion, ledelse, bestyrelse samt medarbejdere.

Stillingen er til dig, der kan skabe struktur, holde overblik og sikre, at både små som store opgaver bliver løst professionelt og rettidigt.

Ishøj Forsyning leverer hver dag rent drikkevand, sikker spildevandshåndtering og en stabil varmeforsyning til borgere og virksomheder i Ishøj Kommune.

Ishøj Forsyning ApS er en mindre organisation med korte beslutningsveje, høj faglighed og et stærkt fællesskab. Du har mulighed for at få stor indflydelse på din egen hverdag og arbejder tæt sammen med både ledelse, bestyrelse samt kolleger på tværs af organisationen.

Som administrations- og bestyrelseskoordinator bliver du organisationens administrative omdrejningspunkt. Du får ansvar for en bred vifte af opgaver og bliver den naturlige koordinator, der sikrer sammenhæng mellem mennesker, processer og opgaver.

Dine arbejdsopgaver omfatter blandt andet:

Ledelses- og bestyrelsesunderstøttelse

• Planlægning og koordinering af bestyrelses- og ledelsesmøder
• Udarbejdelse af dagsordener, mødemateriale og referater

Møde- og arrangementskoordinering

• Planlægning og koordinering af interne og eksterne møder
• Praktisk tilrettelæggelse af arrangementer, temadage og konferencer
• Tilmelding af medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer til kurser og arrangementer
• Koordinering af transport, overnatning og øvrige praktiske forhold

Administration og kundehåndtering

• Håndtering af henvendelser via telefon, mail og fysisk post

IT og systemadministration

• Administration af telefoni, fælles postkasser og brugeradgange
• Førstelinjesupport til kolleger ved IT-relaterede spørgsmål
• Administration af adgangssystemer, printere og alarm

Dokumentstyring og kommunikation

• Administration af DokuNote og dokumentarkiv
• Journalisering og dokumenthåndtering
• Opdatering af hjemmeside og informationsskærme
• Vedligeholdelse af skabeloner, oversigter og kontaktlister

Særlige opgaver

• Administrativ understøttelse af fjernvarmeudrulningen
• Koordination af forbrugervalg hvert fjerde år
• Diverse tværgående udviklings- og administrationsopgaver

Ishøj Forsyning ApS forestiller sig, at du har erfaring fra en lignende administrativ stilling, hvor du har arbejdet selvstændigt og haft mange kontaktflader.

Det er vigtigt, at du trives med en hverdag, hvor opgaverne spænder bredt, og hvor du både arbejder strategisk, koordinerende og praktisk.

Ishøj Forsyning ApS lægger vægt på, at du:

• Har en kontoruddannelse
• Erfaring med ledelses- eller bestyrelsesbetjening
• Struktureret arbejdsform og et stærkt blik for detaljer
• Serviceminded og relationsskabende
• Stærke skriftlige kompetencer og professionel udarbejdelse af referater og mødematerialer
• Fortrolig med digitale systemer og hurtig til at sætte sig ind i nye løsninger
• Trives med ansvar og selvstændighed

• Nøgleposition i en vigtig samfundskritisk virksomhed
• Afvekslende hverdag med stor kontaktflade og mange forskellige opgaver
• Høj grad af selvstændighed og indflydelse på tilrettelæggelsen af dit arbejde
• Fleksible arbejdstider
• Mulighed for én ugentlig hjemmearbejdsdag efter nærmere aftale
• Dygtige, engagerede kolleger i en uformel organisation med korte beslutningsveje

Så send din ansøgning og CV hurtigst muligt. Ishøj Forsyning ApS afholder samtaler løbende.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Katja Louise Gamborg på tlf.: 4021 3422 eller på mail: klg@ishojforsyning.dk.